Tenders are invited for Evaluation of Data Management within the School Meals Program Closing Date: 1 Dec 2025 Type: Consultancy Terms of Reference (ToR): Evaluatie Datamanagement binnen het Schoolmaaltijdenprogramma Lessen voor toekomstig datagedreven werken binnen het Nederlandse Rode Kruis Achtergrond en context Het Nederlandse Rode Kruis (NRK) voert het Schoolmaaltijdenprogramma uit om kinderen uit lage inkomenshuishoudens te helpen met toegang tot voldoende eten op school. Om dit programma goed en op grote schaal uit te voeren, maakt NRK gebruik van digitale systemen en gegevensbeheer. Deze systemen helpen ons om gezinnen te registreren, hulp te organiseren, gegevens veilig vast te leggen en overzichtelijk te rapporteren. Voorbeelden van data management support zijn onder andere 121, EspoCRM, Redline, Kobo Toolbox en Powerbi. Het programma biedt waardevolle lessen over hoe datamanagement kan bijdragen aan effectieve en verantwoorde hulpverlening. Met deze evaluatie wil het NRK leren hoe datamanagement structureel beter kan worden geïntegreerd in toekomstige programmas. 2. Doelstellingen Het doel van deze evaluatie is om te zorgen dat bij het opzetten van elk programma binnen het Nederlandse Rode Kruis tijdig en doordacht wordt nagedacht over datamanagement hoe data wordt verzameld, beheerd en gebruikt, met oog voor mensen, processen en technologie. Aan de hand van het Schoolmaaltijdenprogramma als casestudy willen we: Leren wat goed werkt op het gebied van datamanagement en wat kan beter in de samenwerking, processen en systemen; Concrete aanbevelingen formuleren om datamanagement structureel te integreren in toekomstige programmas binnen het Nederlandse Rode Kruis. Om zo bij te dragen aan effectievere, efficiëntere en verantwoordere Nationale Hulpverlening door het Nederlandse Rode Kruis. Hoofdvraag: Wat kunnen we vanuit het Schoolmaaltijdenprogramma leren over het organiseren van datamanagement, zodat we dit structureel en slimmer kunnen toepassen in toekomstige programmas van het Nederlandse Rode Kruis? 3. Scope Deze evaluatie richt zich op de organisatie, uitvoering en samenwerking rond datamanagement binnen het Schoolmaaltijdenprogramma. De inhoudelijke programmatische resultaten (zoals aantallen bereikte kinderen of impact op voeding) zijn buiten scope. De scope omvat drie nauw samenhangende onderdelen: Inrichting van datamanagement binnen het programma De evaluatie onderzoekt hoe datamanagement is opgezet tijdens het Schoolmaaltijdenprogramma: welke keuzes zijn gemaakt op het gebied van mensen, processen en technologie, hoe zijn deze keuzes tot stand gekomen, en in welke mate hebben ze bijgedragen aan een efficiënte uitvoering van het programma. Effect van datamanagement op de uitvoering De evaluatie analyseert hoe datamanagement en digitale systemen (zoals 121, EspoCRM, Redline, Kobo Toolbox en Power BI) hebben bijgedragen aan de efficiëntie, effectiviteit en verantwoording van het programma. Hierbij wordt gekeken naar concrete effecten, zoals tijdswinst, foutreductie, datakwaliteit en bruikbaarheid van informatie voor besluitvorming en rapportages. Randvoorwaarden en samenwerking De evaluatie brengt in kaart welke organisatorische, personele en technische voorwaarden nodig waren om datamanagement goed te laten werken, en hoe de samenwerking verliep tussen programmateams, 510 en IV-ICT bij de inrichting, uitvoering en ondersteuning van de systemen. Naast deze drie onderdelen richt de evaluatie zich nadrukkelijk op de toepasbaarheid van de geleerde lessen voor toekomstige programmas van het NRK. Daarbij ligt de nadruk op de volgende vragen: Welke elementen van het datamanagement uit dit programma zijn herbruikbaar of standaardiseerbaar? Hoe en wanneer moet datamanagement worden geïntegreerd in de programmacyclus (ontwerp, uitvoering, afronding)? Welke randvoorwaarden zijn nodig om datamanagement duurzaam, veilig en schaalbaar te organiseren binnen toekomstige programmas? 4. Evaluatievragen Hoofdvraag Wat kunnen we vanuit het Schoolmaaltijdenprogramma leren over het organiseren van datamanagement, zodat we dit structureel en slimmer kunnen toepassen in toekomstige programmas van het Nederlandse Rode Kruis? Subvragen opgedeeld naar themas 1. Inrichting van datamanagement binnen het programma Welke keuzes zijn gemaakt in de opzet van datamanagement (mensen, processen, technologie)? - Wie deed wat? Welke systemen zijn gekozen? Welke processen zijn vastgelegd? Hoe zijn deze keuzes tot stand gekomen? Wat werkte goed, en wat waren de knelpunten tijdens de uitvoering? - Denk aan schaalbaarheid, foutgevoeligheid, datakwaliteit, gebruiksgemak. - Is er in de ontwerpfase nagedacht over databehoeften? Was er een standaard aanpak of ad hoc? 2. Effect van datamanagement op de uitvoering In hoeverre heeft datamanagement bijgedragen aan de effectiviteit van het programma? - Heeft het geholpen om op data gebaseerde besluiten te nemen? Was data bruikbaar voor monitoring of bijsturing? In hoeverre heeft het bijgedragen aan efficiëntie? - Hoe snel lopen processen (bijv. registratie, distributie, rapportage)? In hoeverre heeft het bijgedragen aan verantwoording? - Kon NRK duidelijk rapporteren aan donoren en partners? Was er zicht op wie wat ontving? 3. Randvoorwaarden & samenwerking Wat waren de minimale voorwaarden om datamanagement goed te laten werken? - Denk aan skills, betrokken teams, afspraken, supportcapaciteit. Hoe verliep de samenwerking tussen programmateams, 510 en IV-ICT? - Was er rolduidelijkheid? Werd tijdig samengewerkt? Liepen er zaken vast? Hoe werd eigenaarschap over datamanagementbeslissingen belegd, en in welke mate was er governance of toezicht op dataprocessen? Wat is er geregeld rondom overdracht, data-opslag en systeembeheer na afloop van het programma? - Wie heeft toegang? Waar wordt data bewaard? Is er een exitstrategie? 4. Toepasbaarheid op toekomstige programmas Wat kunnen we standaardiseren of versimpelen voor toekomstige programmas? - Zijn er processen of tools die breed toepasbaar zijn? Wat is het ideale moment om datamanagement te integreren in een nieuw programma? - In de conceptfase, bij eerste pilot, of bij opschaling? Welke keuzes moeten we maken als gevolg van wet- en regelgeving (bijv. NIS2, privacywetgeving)? - Wat mag wel/niet qua centrale systemen, dossieropbouw, datadeling? Hoe kunnen de geleerde lessen worden vertaald naar praktische richtlijnen of standaarden voor toekomstige NRK-programmas? 5. Methodologie De evaluatie maakt voornamelijk gebruik van kwalitatieve onderzoeksmethoden, met een nadruk op interviews met betrokkenen bij het Schoolmaaltijdenprogramma. De focus ligt op het begrijpen van ervaringen, keuzes en samenwerking rondom datamanagement, en het vertalen van deze inzichten naar praktische aanbevelingen voor toekomstige programmas. 5.1 Onderzoeksaanpak Het doel van de evaluatie is niet om prestaties te beoordelen, maar om te begrijpen hoe datamanagement is ingericht, wat werkte, en wat beter kan. De aanpak bestaat uit vier stappen: Documentanalyse Doel: context en feitelijke informatie verzamelen over de inrichting van het programma en gebruik van systemen. Bronnen: projectdocumentatie, SOPs, GitHub-overzichten, auditrapporten, procesbeschrijvingen, en rapportages. Resultaat: overzicht van bestaande werkwijzen, rollen en technische keuzes. Semigestructureerde interviews De kern van de evaluatie. Doel: inzicht krijgen in de ervaringen, uitdagingen en succesfactoren van betrokkenen. Verwachte deelnemers: Programmateam Schoolmaaltijden (management, uitvoering, klantenservice) 510 Data & Digital (technische en IM-ondersteuning) IV-ICT (data-infrastructuur, privacy, security) PMEAL (methodologische inbreng) Selectie van scholen en/of districtsteams (gebruikerservaring) Methode: Te bepalen door de uitvoerder. Gezamenlijke reflectiesessie(s) Doel: valideren van bevindingen en samen lessen formuleren die bruikbaar zijn voor toekomstige programmas. Vorm: interactieve workshop met vertegenwoordigers van de belangrijkste teams (programma, 510, IV-ICT, PMEAL). Output: gedeelde prioriteiten en concrete verbeterpunten Synthese & validatie Alle bevindingen worden samengebracht in een concept-rapport. Dit wordt gedeeld met de betrokken teams voor feedback om de juistheid, volledigheid en toepasbaarheid van conclusies te toetsen. De definitieve versie bevat gevalideerde lessen en aanbevelingen. 5.2 Verwachte output van de analyse De interviews en reflecties leveren inzichten op die worden samengebracht rond vier hoofdthemas: Hoe datamanagement in de praktijk werd georganiseerd; Hoe dit de uitvoering en kwaliteit beïnvloedde; Welke voorwaarden en samenwerkingen essentieel waren; Hoe deze lessen vertaald kunnen worden naar richtlijnen voor toekomstige programmas. 6. Output De evaluatie levert een aantal concrete producten op die NRK ondersteunen in het leren, verbeteren en strategisch handelen op het gebied van datamanagement in (toekomstige) programmas: Evaluatierapport met belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Samenvatting in toegankelijke taal voor interne communicatie Toolkit / checklist voor programmateams met praktische aandachtspunten voor datamanagement bij nieuwe programmas Profiel van de gewenste consultant 1. Opleiding De consultant heeft een relevante academische opleiding afgerond (bijv. sociale wetenschappen, bestuurskunde, internationale samenwerking of een vergelijkbare richting). Aanvullende scholing of ervaring op het gebied van monitoring & evaluatie, data-analyse of digitale systemen is een pré. 2. Ervaring Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring met het uitvoeren van evaluaties of vergelijkbare onderzoeksopdrachten. Aantoonbare ervaring met het werken binnen de humanitaire sector of met maatschappelijke organisaties. Affiniteit met data-gedreven werken en Tender Link : https://reliefweb.int/job/4186677/evaluatie-datamanagement-binnen-het-schoolmaaltijdenprogramma
